Come usare ZenGest
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Capitolo 1, passo 1 di 4: La barra di navigazione
Primi passi
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Modulo 1 · Per iniziare
Capitolo 1 · 4 passi · 2 minPrimi passiIn corso
Orientati nell'interfaccia e completa il tuo profilo.
In alto trovi le sezioni principali: Home (per iniziare una seduta), Sessioni, Modelli, Clienti e Assistente. Da telefono la barra si sposta in basso.
Clicca sulla tua immagine in alto a destra: da qui apri il Profilo, scarichi il Modulo di consenso cliente, attivi la Modalità scura o esci.
In Impostazioni → Account inserisci titolo (Dott./Dott.ssa), nome, cognome, specialità e immagine profilo. Qui puoi anche scegliere la lingua dell'applicazione. Poi clicca Salva modifiche.
Il pulsante Supporto in alto apre il centro assistenza. Puoi anche scriverci su WhatsApp o dalla pagina Impostazioni → Contattaci.
Capitolo 2 · 4 passi · 3 minCrea un cliente e raccogli il consensoDa iniziare
Aggiungi il primo paziente e fai firmare il consenso informato direttamente in ZenGest.
Vai su Clienti e clicca Aggiungi cliente. In alternativa, dalla Home apri il campo Seleziona un cliente e scegli Crea nuovo cliente in fondo alla lista.
Scegli Persona fisica o Organizzazione. Per un paziente bastano nome, cognome, lingua della seduta e data della prima seduta. Clicca Crea cliente.
Subito dopo, ZenGest ti propone il modulo di consenso. Con Firma ora (di persona) il paziente firma sul tuo schermo. Puoi anche usare Condividi modulo per inviarlo, o Scarica modulo per stamparlo. Se vuoi farlo più tardi, clicca Salta per ora.
Nella scheda del cliente, il menu Consenso mostra se il modulo è firmato. Da lì puoi firmarlo, condividerlo o scaricare la copia firmata.
Capitolo 3 · 8 passi · 4 minRegistra una sedutaDa iniziare
Dalla Home alla nota clinica: cliente, modello, registrazione.
Dalla Home, apri Seleziona un cliente e scegli il paziente. Si apre il pannello Assistente Zen con la Preparazione: follow-up aperti e riepilogo dell'ultima sessione.
In Seleziona un modello cerca per nome o per categoria. In cima trovi i Recenti e I tuoi modelli, poi i Modelli Zen divisi per categoria.
Lingua della seduta è quella impostata per il cliente. Se oggi parlate un'altra lingua, clicca Modifica: la modifica vale solo per questa seduta.
Clicca Registra sessione: la registrazione parte subito e vedi la forma d'onda dell'audio. Se hai più microfoni, sceglilo da Seleziona microfono.
Se il paziente è in videochiamata e tu usi le cuffie, clicca Aggiungi audio tab, scegli la scheda di Meet, Zoom o Teams e clicca Condividi. Senza questo passaggio la voce del paziente non viene registrata.
Usa il pulsante pausa per fermarti un momento. La X apre tre scelte: Continua, Salva e termina sessione, oppure Interrompi registrazione, che scarta l'audio.
Alla fine clicca Termina sessione e attendi il caricamento dell'audio senza chiudere la pagina. La registrazione deve durare almeno 2 minuti.
Nella schermata successiva puoi aggiungere appunti o allegati, poi clicca Salva sessione. ZenGest trascrive la seduta e genera la nota con il modello scelto in pochi minuti.
Modulo 2 · Lavoro clinico
Capitolo 4 · 6 passi · 3 minSessione senza registrareDa iniziare
Detta una nota vocale, carica un audio dal telefono o allega documenti.
Dalla Home scegli cliente e modello, poi clicca + Crea sessione senza registrare.
Clicca Seleziona data sessione, scegli il giorno sul calendario, inserisci l'ora e clicca Applica. È utile per inserire sedute passate.
Scrivi in Note cliniche, oppure usa Registra nota vocale e racconta la seduta a voce: ZenGest trascrive e inserisce il testo negli appunti.
Con Carica audio sessione importi una registrazione già fatta (mp3, m4a, wav e altri formati). Viene elaborata come una registrazione in diretta.
Con Allega file o documento aggiungi PDF, Word o foto dei tuoi appunti scritti a mano. Puoi caricare più file insieme.
Clicca Salva sessione. Una barra mostra l'avanzamento di ogni file. Se un caricamento non riesce, clicca Riprova. Non chiudere la pagina finché non hai finito.
Capitolo 5 · 8 passi · 4 minRivedi e perfeziona la notaDa iniziare
Correggi, riscrivi con l'AI, cambia modello ed esporta.
Apri la sessione da Sessioni o dalla scheda del cliente. In alto trovi tre schede: Nota, Trascrizione e File.
Ogni sezione della nota ha il pulsante Modifica: correggi il testo e clicca Salva.
Con Modifica magica dai un'istruzione a parole (per esempio «rendi più conciso» o «trasforma in elenco puntato»), scritta o dettata. Puoi applicarla a una sola sezione o a tutte. Se il risultato non ti convince, clicca Annulla nel messaggio di conferma.
Copia sezione copia un singolo blocco, Copia nota copia tutta la nota: incollala dove ti serve.
Clicca il nome del modello in cima alla nota e scegli Rigenera nota. Seleziona un altro modello e clicca Rigenera. La nuova nota si aggiunge alle altre, e puoi passare dall'una all'altra dallo stesso menu.
Esporta → Esporta nota scarica la nota in PDF, Esporta trascrizione la trascrizione. Dal menu Azioni puoi Condividi via email o WhatsApp, oppure Elimina la sessione.
Se la sessione ha data o ora sbagliate, clicca la matita accanto alla data, scegli il giorno e l'ora corretti e clicca Applica.
Nella scheda Trascrizione trovi il testo della seduta diviso per oratore: utile per verificare un passaggio della nota.
Capitolo 6 · 8 passi · 4 minLa cartella del pazienteDa iniziare
Tutto su un paziente in un unico posto, dalla preparazione al contesto clinico.
In Clienti cerca per nome e ordina per data o in ordine alfabetico. Clicca un nome per aprire la sua scheda.
In alto trovi Inizia sessione, Assistente e il menu Consenso. Sotto, le schede con tutte le informazioni del paziente.
Prima di ricevere il paziente, apri Prep Sessione. Trovi i compiti del clinico, i compiti per il paziente, la prossima sessione e il riepilogo dell'ultima seduta.
Sessioni elenca tutte le sedute in ordine cronologico. Riepilogo offre una panoramica del percorso generata dalle sessioni registrate.
Nella scheda Note clicca Nuova nota per annotare l'andamento del percorso, scrivendo o dettando. Se esci per sbaglio, ZenGest conserva la bozza.
In Documenti carichi referti, test e relazioni (PDF, Word, immagini) da tenere nella cartella del paziente.
In Contesto incolli la storia del paziente (anamnesi, formulazione del caso, terapie precedenti) o carichi un PDF, poi clicca Crea Contesto. Lo stato diventa Contesto attivo e l'AI lo usa in Prep Sessione e nell'Assistente.
Nella scheda Anagrafica e fatturazione aggiorni i dati personali del paziente. Clicca Salva modifiche per confermare.
Capitolo 7 · 5 passi · 3 minModelli di notaDa iniziare
Scegli tra i Modelli Zen o crea la tua struttura di nota.
In Modelli, la scheda Modelli Zen raccoglie i modelli pronti. Filtrali per categoria o cerca per nome (es. «soap», «intake»).
Clicca Aggiungi alla libreria: il modello compare in La mia libreria e nel selettore della Home.
Con Personalizza parti da un Modello Zen, modifichi le sezioni e salvi con Salva come Nuovo.
Clicca Nuovo modello di nota e scegli Crea da Nota. Incolla una tua nota (Scrivi), descrivi la struttura a voce (Voce) o carica un file (Carica), poi clicca Genera modello nota. Per partire da zero, scegli invece Costruisci da Zero.
Per ogni sezione imposti titolo, stile (Punti Elenco o Paragrafo), lunghezza (Dettagliato, Standard o Conciso) e cosa deve contenere. Aggiungi sezioni, riordinale trascinandole e clicca Salva.
Capitolo 8 · 5 passi · 4 minAssistente Zen e agentiDa iniziare
Il copilota AI per preparare, ragionare sul caso e scrivere documenti.
Clicca Assistente nella barra in alto, scegli un cliente e clicca Inizia chat. Per domande generali senza dati clinici, scegli Continua senza selezionare un paziente.
Usa gli spunti suggeriti (es. «Riassumi le note dell'ultima sessione») o scrivi liberamente. Puoi anche dettare con il microfono. Le risposte si basano su sessioni, note, contesto e documenti del paziente.
Con il pulsante + alleghi un file o una foto alla domanda. Da Agenti scegli un approccio (per esempio CBT, psicodinamico, sistemico-relazionale) che orienta le risposte.
Quando l'Assistente scrive un documento (una relazione o un riepilogo per il paziente), clicca Apri documento. Puoi modificarlo, consultare la cronologia delle versioni ed esportarlo in PDF o Word.
Da + → Agenti → Gestisci agenti crei un agente tuo: nome, descrizione, istruzioni, spunti di conversazione e file di conoscenza (fino a 10 MB ciascuno).
Modulo 3 · Amministrazione
Capitolo 9 · 15 passi · 7 minFatturazioneDa iniziare
Configura i dati fiscali, crea le fatture dei pazienti e inviale al Sistema TS.
La fatturazione si attiva sul tuo account su richiesta: scrivici dal Supporto. Quando è attiva trovi Fatturazione nella barra in alto e, nelle Impostazioni, una sezione Fatturazione con Profilo Fiscale, Credits, Prestazioni e Fatture pazienti.
In Profilo Fiscale, scheda Dati fiscali, inserisci nome e cognome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e PEC. Scegli il regime (forfettario o ordinario), chi paga la marca da bollo e se applicare l'ENPAP di default. Più in basso, in Pagamenti, aggiungi l'IBAN per i bonifici. Poi clicca Salva.
Nella scheda Sistema TS scegli Libero professionista e inserisci username, password e PinCode del portale Sistema Tessera Sanitaria, più il tuo codice fiscale (campo cf_proprietario). Con Invio automatico a TS attivo, le fatture pagate vengono trasmesse da sole; altrimenti le invii tu.
In Prestazioni aggiungi le tue prestazioni con nome, prezzo, durata e categoria. Lascia attivo Prestazione sanitaria per le sedute cliniche: sono esenti IVA e vanno al Sistema TS. Contributo ENPAP applica il 2%. La prestazione Predefinita viene proposta in ogni nuova fattura.
Nella scheda del cliente, Anagrafica e fatturazione, scegli Persona fisica o Organizzazione e inserisci codice fiscale, tariffa della seduta e metodo di pagamento predefinito. Se il paziente si oppone all'invio delle spese al Sistema TS, spunta la casella apposita.
Clicca Fatturazione nella barra in alto e poi Nuova Fattura, oppure apri la scheda Fatture del paziente. Scegli Paziente o Azienda / Ente, il tipo di documento (Fattura o Proforma), la data e il paziente.
ZenGest sceglie da solo dove trasmettere la fattura: al Sistema TS per i pazienti, allo SdI (fattura elettronica) per aziende ed enti. Per un'azienda servono ragione sociale, partita IVA e codice SDI oppure PEC.
Se hai più prestazioni, scegli quella giusta dal listino, poi controlla la descrizione: è il testo che il paziente legge in fattura. L'importo viene proposto dalla tariffa del paziente o dal prezzo della prestazione.
Se il paziente ha sedute non ancora fatturate compare Da sedute (N): seleziona le sedute da includere e clicca Emetti fattura. Con Fattura manuale inserisci tu l'importo.
In Importo scrivi il totale che paga il paziente, ENPAP incluso: ZenGest scorpora da solo il contributo del 2%. Nel Riepilogo calcolo vedi compenso, ENPAP, marca da bollo (€2 sopra €77,47, se a carico del cliente) e totale.
Se il paziente ha già pagato, spunta Il cliente ha già pagato e indica metodo e data. Poi clicca Crea fattura, oppure Salva bozza per completarla più tardi.
In Fatturazione trovi tutte le fatture, con totali, incassato e la soglia annuale del forfettario (€85.000). Cerca per paziente o numero, usa i Filtri e controlla in Trasmissione lo stato di ogni invio. Selezionando più fatture puoi confermare le bozze, segnarle pagate o inviarle al Sistema TS insieme.
Esporta CSV scarica le fatture dell'anno in un file per il commercialista. Esporta XML genera il file delle spese sanitarie per il Sistema TS.
Apri una fattura pagata e clicca Invia a TS per trasmetterla al Sistema Tessera Sanitaria. Lo stato compare in Storico TS: se c'è un errore, correggi i dati e clicca Riprova. Con Genera PDF crei la fattura da scaricare o stampare.
Quando il Sistema TS accetta la fattura, in Storico TS trovi data d'invio e protocollo. Per stornarla usa Crea nota di credito. Una fattura non ancora accettata si annulla invece con Annulla fattura.
Capitolo 10 · 4 passi · 2 minImpostazioni, privacy e abbonamentoDa iniziare
Gestisci piano, conservazione dei dati e sicurezza dell'account.
In Impostazioni → Abbonamento vedi il piano attuale, le sessioni utilizzate e il metodo di pagamento. Da qui puoi cambiare piano.
In Gestione dati puoi far eliminare automaticamente le sessioni dopo un numero di giorni a scelta (da 1 a 90).
In Sicurezza puoi richiedere l'esportazione dei tuoi dati, verificare dove sono conservati (nell'Unione Europea, a Francoforte) ed eliminare l'account.
In Modulo di consenso cliente inserisci il tuo nome e quello del paziente e scarica il PDF già compilato.
Dubbi comuni
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